WIE STEIGERE ICH MEINE EFFIZIENZ? TEIL 2
Im letzten Blog – dem ersten zum Thema Selbst- und Zeitmanagement – habe ich mich mit der richtigen Planung und Priorisierung beschäftigt. Heute gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie Zeitfresser eliminieren, die Effizienz Ihrer Meetings steigern und mehr Ordnung in Ihrem Kopf schaffen können.
Wenn Sie ein paar der im letzten Blog vorgestellten Methoden angewandt haben, werden Sie unweigerlich zur Erkenntnis gekommen sein, dass Sie viel Zeit mit Dingen verbringen, die Ihnen Zeit fressen, aber wenig bringen. Deshalb hierzu heute dazu ein paar praktische Tipps.
Fokus anstatt Multitasking: Multitasking macht Sie langsamer und führt zu mehr Fehlern. Das zeigen Untersuchungen ganz klar. Machen Sie eines nach dem Anderen anstatt mehrere Sachen gleichzeitig. Mehr zu diesem Thema ein anderes Mal in meinem Blog.
Not-To-Do-Liste: Nachdem ich Ihnen letzte Woche empfohlen hatte, eine To-Do-Liste zu erstellen, rate ich Ihnen nun zu einer Not-To-Do-Liste: welche Dinge machen Sie heute NICHT? Wie z.B. länger ziellos im Internet rumsurfen.
Social-Media-Konsum tracken: Überprüfen Sie mit den Apps Quality Time oder Offtime, wie viel Zeit Sie pro Woche für welches Social Medium aufwenden. Ich garantiere Ihnen: Sie werden erschrecken – und vielleicht Ihren Konsum anpassen. Es gibt in diesen Apps auch Funktionen, mit denen Sie einzelne Apps für eine gewisse Zeit ausschalten können.
Push-Benachrichtigungen eliminieren: Was es doch um uns herum immer wieder klingelt oder piepst – kein Wunder, können wir uns nicht konzentrieren, was einen Einfluss hat auf unsere Effizienz und Effektivität. Wenn ich höre oder sehe, dass ich ein neues Mail oder eine neue WhatsApp-Nachricht erhalten habe, ist es sehr schwierig, NICHT nachzuschauen, wer mir denn etwas Spannendes und Wichtiges (oder weniger Spannendes und Wichtiges) geschrieben hat. Schalten Sie Ihr Handy und Ihren Computer also auf stumm und werden so bei Ihrer Arbeit weniger abgelenkt. Helfen kann zudem, wenn Sie – je nach Computersystem – das Aufpoppen einer neuen Nachricht auf dem Bildschirm ausschalten können. Es ist hier technisch mehr möglich, als Sie vielleicht denken.
Handy ausser Sichtweite: Wenn Sie Ihr Handy bei Ihrer Arbeit (oder z.B. beim Essen mit der Familie) auf dem Tisch liegen haben, lenkt dies Sie nachweislich ab, auch wenn Sie dies nicht bewusst wahrnehmen. Dies haben Studien gezeigt. Sie sind weniger konzentriert an Ihrer Arbeit oder bei Ihrer Familie. Verstauen Sie also Ihr Handy in einer Pult-Schublade oder in Ihrer Tasche.
Effizientere Meetings: Wenn ich in meinen Workshops die Übung zu den Energieräubern und -spendern mache (siehe dazu meine früheren Blogs: Energieräuber, Energiespender, Interview), werden häufig ineffiziente Meetings als Energieräuber genannt. Was können Sie tun, um Meetings effizienter zu gestalten:
- Pünktlich starten, auch wenn noch nicht alle da sind. Diese Verspäteten werden sicher nächstes Mal pünktlich sein.
- Jedes Meeting braucht eine Agenda, an die man sich hält – und zwar was die Inhalte und die dafür vorgesehene Zeit betrifft.
- Straffe Leitung der Sitzung, z.B. mit dem GEMO-Prinzip: GEMO steht für „Good enough, move on?“ („Ist es gut genug, können wir das abhaken?“).
- Kein Agenda-Punkt „Sonstiges“ einplanen. Sonst werden hier Themen aufgebracht, die mit dem Meeting nichts zu tun haben.
- Es wird nur besprochen, was wirklich alle angeht.
- Planen Sie am Schluss immer ein paar Minuten ein, in denen man bespricht, wie das Beschlossene nun umgesetzt wird: wer macht was bis wann? Wenn nötig, wird gleich der nächste Meeting-Termin festgelegt. Dann ist es für alle verbindlich.
- Notwendigkeit von regelmässigen Sitzungen immer wieder überprüfen.
- Evtl. stehen anstatt sitzen. Dann geht es schneller!
Vielredner abblocken: Es gibt Leute, die – wenn man das „Vergnügen“ hat, ihnen zu begegnen – Ihnen locker eine halbe Stunde oder noch mehr Ihrer wertvollen Zeit stehlen. Lassen Sie das nicht zu, sondern klemmen Sie ihn oder sie nach kurzer Zeit ab („Ich muss an ein Meeting“ oder „Ich muss etwas Dringendes erledigen“).
Nein sagen: Das hat mit dem vorherigen Punkt zu tun: Getrauen Sie sich auch mal, nein zu sagen, sich abzugrenzen. Es müssen ja nicht immer Sie sein, der/die eine kurzfristig aufgetauchte Aufgabe übernimmt. Denken Sie daran: Jedes Nein ist auch ein Ja. Mehr zum Thema Abgrenzung im folgenden Blogbeitrag: „Ja sagen zum nein sagen“.
Regelmässig ablegen: Legen Sie regelmässig ab und schaffen Sie dadurch Ordnung auf Ihrem Pult und in Ihrem Büro – aber auch in Ihrem Kopf.
Unnötiges gleich löschen: Löschen Sie Unwichtiges nach dem Lesen sofort, damit Ihre Mailbox nicht überquillt.
Notizen machen: Wer Mühe hat, sich Dinge zu merken: immer Notizen machen und diese dann gleich in die To-Do-Liste eintragen. Tendenziell chaotischen Menschen helfen auch Übungen zur Konzentration und Gedächtnistraining.
Kommunizieren Sie: Lassen Sie Ihre Projekt-Kollegen wissen, wann Sie unabkömmlich sind oder nicht gestört sein wollen. Das erleichtert diesen ihre eigene Planung und reduziert Friktionen. Wenn Sie Vorgesetzter sind, formulieren Sie Ihre Erwartungen an die Mitarbeitenden klar, damit diese selber effizient arbeiten können.
Vorbild sein: Als Führungskraft sind Sie am effektivsten, wenn Sie in all den oben genannten Punkten Vorbild sind. Ihre Mitarbeitenden beobachten Sie nämlich genau und kopieren Sie auch.
Ich hoffe, Sie haben in diesen zwei Blogbeiträgen einige Methoden kennengelernt, die Sie sofort und unkompliziert anwenden können. Wichtig dabei ist: es geht nicht darum, dass Sie noch mehr in Ihren vollen Tag reinquetschen können, sondern bessere Qualität abliefern können, zufriedener und weniger gestresst sind. Also mehr Zeit für Anderes haben, ganz nach Seneca: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“
© Claudia Kraaz
