WIE STEIGERE ICH MEINE EFFIZIENZ? TEIL 1

20. März 2018 / Allgemein
Resilienz

Wir haben alle viel um die Ohren. Es sind Ziele zu erreichen, Projekte abzuarbeiten, Kunden zufrieden zu stellen und vieles mehr. Gleichzeitig ist die Anzahl Kanäle, mit denen wir kommunizieren, in den letzten Jahren sehr stark gestiegen. Alles Voraussetzungen, die es einem nicht leicht machen, unsere Aufgaben effizient und effektiv zu erledigen. Deshalb stelle ich Ihnen heute und im nächsten Blog bekannte und überraschende Methoden des Selbst- und Zeitmanagements vor.

Selbst- und Zeitmanagement – ein grosses Thema, zu dem es Tausende von Ratgebern gibt. Aber diese zu lesen, dafür fehlt uns genau die Zeit. Deshalb widme ich mich heute und im nächsten Blog diesem Thema und stelle Ihnen einige Methoden vor, die ich selber hilfreich finde. Mit dem Ziel, dass Sie effizienter und effektiver arbeiten können und dadurch weniger Stress haben.

Was sind denn die wichtigsten Gründe, wieso viele von uns mit diesem Thema zu kämpfen haben:

Ein gutes Selbst- und Zeitmanagement erhöht jedoch Ihre Produktivität und auch Ihre Arbeitsqualität. Mit entsprechenden positiven Folgen: „Beruflicher Erfolg und persönliche Zufriedenheit basieren zu einem wesentlichen Teil auf einer sinnvollen Zeiteinteilung“, sagt die deutsche Kommunikationstrainerin Anette Kirsch. Selbstverständlich sind nicht alle Menschen empfänglich für dieses Thema. Einige brauchen die Spontanität und Kreativität einer unverplanten Agenda. Aber für die meisten von uns bringt Selbst- und Zeitmanagement Struktur in unseren Alltag und steigert unsere Effizienz und Effektivität.

 

Planung und Priorisierung

Um Ihre beschränkte Zeit nicht noch mehr zu beanspruchen, also nun zu den Methoden. Im ersten Blog zu diesem Thema widme ich mich der Planung und Priorisierung. Dazu gibt es diverse Hilfsmittel, die aus meiner Sicht wertvollsten stelle ich hier etwas näher vor:

 

To-Do-Liste: Machen Sie eine To-Do-Liste und updaten Sie diese regelmässig.

Wochen- oder Tagesplanung: Erstellen Sie eine Wochen- oder eine Tagesplanung – abhängig davon, welche Art von Job Sie haben (längerfristige Aufgaben oder Projekte, die sich dauernd ändern) oder was Ihnen persönlich besser entspricht. Eine Tagesplanung kann morgens als Erstes oder abends vor dem Verlassen des Arbeitsplatzes gemacht werden. Die meisten meiner Coaching-Kunden ziehen den Abend vor, weil es ihnen ein entspanntes Gefühl für den Feierabend gibt, wenn sie den folgenden Tag geregelt haben. Verplanen Sie nur 60% Ihrer Zeit. Die anderen 40% sind da für Unvorhergesehenes und Soziales. Und planen Sie pro Tag höchstens zwei A-Prioritäten ein.

Blöcke planen: Gehen Sie nicht nach jeder kleinen Arbeit ins Mail, sondern reservieren Sie sich Blöcke für gleichartige Tätigkeiten wie Mailchecken, Administratives, Konzeptarbeit usw. Diese Blöcke sind fix in Ihrer Agenda eingetragen.

Zeiten ohne Unterbrechung: Reservieren Sie sich jede Woche Zeiten, in denen Sie nicht unterbrochen werden wollen (z.B. für Konzeptarbeit). Leiten Sie das Telefon um, stellen Sie in einem Grossraumbüro ein Stopp-Zeichen oder einen anderen Hinweis auf oder arbeiten Sie – wenn möglich – teilweise von zuhause aus (wie ich jetzt diesen Blog auch zuhause schreibe). Wenn Sie während einer Arbeit unterbrochen werden, dauert es etwa 20 Minuten, bis Sie sich wieder voll eingearbeitet haben. Und bei dauernder Unterbrechung kommen Sie auch nie in einen Flow (Ausschüttung des Glückshormons Serotonin), der entsteht, wenn man länger an etwas dran bleiben kann.

Zeitprotokoll: Schreiben Sie während ein paar Wochen auf, für was Sie wie viel Zeit brauchen. Danach analysieren Sie diese Liste und ziehen Ihre Konsequenzen.

Liste Ihrer Aktivitäten: Listen Sie alle Aktivitäten auf, die Sie grundsätzlich haben, und – Tipp des lesenswerten Newsletters www.zeitzuleben.de – versehen Sie die Liste mit folgenden Kürzeln (evtl. mehrere pro Aktivität): P=lästige Pflicht; ok=ist ok, aber mehr davon ist nicht notwendig; G=tut mir gut und macht mich glücklich; +=gibt mir Kraft; -=nimmt mir Kraft; w=wichtig für mich; u=unwichtig, könnte ich ohne negative Konsequenzen weglassen. Anschliessend kennzeichnen Sie die einzelnen Aktivitäten mit: Pfeil nach unten= davon will ich weniger; Pfeil nach oben=davon will ich mehr; durchstreichen=das lasse ich ganz weg.

Getting things done: Der Ansatz von David Allen besagt, dass alle Aufgaben erfasst und nach Ihrer Dringlichkeit sortiert werden. Wichtige Aufgaben, die in sehr kurzer Zeit abgearbeitet werden können, sollten sofort erledigt werden. Das gibt Ihnen ein gutes Gefühl.

Eisenhower-Matrix: Die Methode von General Eisenhower sieht eine Einteilung aller Aufgaben in vier Felder vor (entsprechend der Priorität):

Dringend und wichtig: TUN: das muss ich selber sofort erledigen, z.B. Krisen, Projekte mit strikten Fristen usw.

Wichtig, aber nicht dringend: EINPLANEN: Termin für Erledigung festlegen. Dies wird vermutlich einen grossen Teil Ihrer Aufgaben betreffen.

Nicht wichtig, aber dringend: DELEGIEREN: sofort erledigen lassen (wenn Sie können).

Nicht wichtig und nicht dringend: ELIMINIEREN: Zeitfresser aus dem Weg räumen (mehr dazu im nächsten Blog) oder sich einfach getrauen, etwas nicht zu machen.

Fragestellungen, die beim Eisenhower-Prinzip helfen, sind: 1) warum überhaupt? 2) warum gerade ich? 3) warum in dieser Form? 4) warum gerade jetzt?

Pareto-Prinzip: Das Pareto-Prinzip funktioniert nach der 80/20-Regel, die auf viele Bereiche angewandt werden kann. Z.B. machen viele Unternehmen mit 20% ihrer Kunden 80% Ihres Umsatzes. Das Pareto-Prinzip gilt aber auch für Ihre Arbeit ganz allgemein: 20% Ihrer Zeit benötigen Sie, um 80% des Ergebnisses zu erzielen. Lohnen sich dann die 80% Aufwand, um die restlichen 20% zu schaffen? Etwas Feinschliff ist sicher gut, aber nicht gerade 80%…

Salami-Taktik: Grosse Aufgaben in kleine Teilaufgaben aufstückeln. Dann ist die Aufgabe überschaubarer und verursacht weniger Bauchschmerzen.

Persönliche Leistungskurve: Jeder hat seine persönliche Leistungskurve mit seinen Hochs und Tiefs. Sind Sie z.B. eher ein Morgen- oder ein Abendmensch? Berücksichtigen Sie diese bei der Planung Ihrer Arbeiten. Für die meisten Menschen macht es zudem Sinn, direkt nach dem Mittagessen nichts einzuplanen, das sehr viel Kopfarbeit braucht. Denn Ihr Körper braucht dann Energie zum Verdauen.

 

Vielleicht haben Sie aufgrund dieser grossen Liste den Eindruck, dass Sie vor lauter Planung dann gar nicht mehr zum Arbeiten kommen. Sie müssen selbstverständlich nicht alle diese Methoden anwenden, sondern herausfinden, welche für Sie passend ist/sind – das ist ganz indivuell. Entscheidend ist, dass Sie diese dann regelmässig anwenden. Christian Schroff, Coach und Autor von „Karrierefibel“, hat die Erfahrung gemacht, dass sieben Minuten Planung pro Tag reichen, um tagsüber eine Stunde einzusparen. Versuchen Sie’s doch mal!

In meinem nächsten Blog vom 10. April 2018 widme ich mich der Bekämpfung von Zeitfressern und weiteren Möglichkeiten, sein Selbst- und Zeitmanagement zu verbessern.

 

© Claudia Kraaz

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